Czwarta władza z klasą. Szkolny koncern medialny.

Audyt zewnętrzny

Kraków, dnia 6 czerwca 2011 r.

Zapytanie ofertowe
(do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)

Szanowni Państwo,

W związku z realizacją przez Wyższą Szkołę Europejską im. ks. Józefa Tischnera projektu „Czwarta władza z klasą. Szkolny koncern medialny.” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Priorytetu III. Wysoka jakość oświaty, Działania 3.3 Poprawa jakości kształcenia, Poddziałania 3.3.4 Modernizacja treści i metod kształcenia Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zapraszamy do złożenia oferty na:

„Przeprowadzenie audytu zewnętrznego realizowanego projektu „Czwarta władza z klasą. Szkolny koncern medialny” przez Wyższą Szkołę Europejską im. ks. Józefa Tischnera w terminie do 27 lipca 2011 r.”

I. Informacje ogólne
1. Zamawiający:
Wyższa Szkoła Europejska
im. ks. Józefa Tischnera
ul. Westerplatte 11
31-033 Kraków

tel.: 12 683 24 62
fax: 12 683 24 66
strona internetowa: www.wse.krakow.pl
strona internetowa projektu: http://www.czwartawladza.edu.pl/,  http://www.wse.krakow.pl/pl/Czwarta_wladza_z_klasa_Szkolny_k

2. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
 
II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest:

Audyt zewnętrzny realizowanego projektu pod tytułem „Czwarta władza z klasą. Szkolny koncern medialny”. Numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.03.03.04-00-050/08-02

Informacje dotyczące projektu „Czwarta władza z klasą. Szkolny koncern medialny”.
Wartość dofinansowania: 4 199 714,00 zł
Planowana liczba uczestników szkoleń: 756 uczniów szkół średnich i 126 nauczycieli
Liczba zaplanowanych edycji w projekcie: 3 edycje (2 zrealizowane, 1 w końcowej fazie realizacji)
Okres realizacji projektu: 01.09.2008 r. – 31.09.2011 r.
Kwota brutto na usługę audytu w budżecie projektu: 30 000,00 zł;
Projekt realizowany w partnerstwie:
Lider projektu, odpowiedzialny za realizację projektu w woj. małopolskim:
Wyższa Szkoła Europejska
im. ks. Józefa Tischnera
ul. Westerplatte 11
31-033 Kraków

Partner projektu odpowiedzialny za realizację projektu w woj. śląskim:
Katolickie Centrum Edukacji Młodzieży KANA
ul. Jana Pawła II 7
44-100 Gliwice
http://www.kana.gliwice.pl/pl/index.php

Partner projektu odpowiedzialny za realizację projektu w woj. podkarpackim:
Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania
ul. Sucharskiego 2
35-225 Rzeszów
http://www.wsiz.rzeszow.pl/pl/Strony/wsiz.aspx
Informacja na temat przeprowadzonych kontroli/audytów: dotychczas przeprowadzono 1 audyt zewnętrzny projektu  za okres realizacji projektu: 1.09.2008. – 31.05.2010.  i  ewaluację zewnętrzną na zlecenie MEN: Efekty działań realizowanych w trybie konkursowym w ramach Priorytetu III PO KL 2007-2013 przeprowadzona przez firmę PSBD.

2. Zakres zamówienia:

Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny projektu i opracowuje raport z audytu zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami programowymi POKL.

W sytuacji zmiany wytycznych dotyczących wymagań dotyczących audytu, w czasie pomiędzy wyborem Wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu.
Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne wydane zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami programowymi POKL.

Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu raport i opinię z audytu w 3 egzemplarzach i w wersji elektronicznej;

III. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
 79212000-3 – Usługi audytu

IV. Termin i miejsce składania ofert
1. Oferty można składać do dnia 14 czerwca 2011 r. do godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Św. Filipa 25 p. F3 osobiście, pocztą lub kurierem. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
Adres do korespondencji:
Wyższa Szkoła Europejska
im. ks. Józefa Tischnera
ul. Św. Filipa 25
31-150 Kraków
Z dopiskiem „IV Władza” - nie otwierać przed 14 czerwca 2011 r.”

2. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich Oferentów.
3. Oferent może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający dopuszcza przekazanie korespondencji w tym: oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje także za pomocą faksu - nr faksu (12) 683 24 66
6. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest p. Joanna Prusak-Cieślik –  kierownik projektu (kontakt wyłącznie w dni robocze, w godz. 10.00-14.00, tel.: 12 683 2562, e-mail:
7. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego z pisemną prośbą o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego (dopuszcza się składanie zapytań pocztą tradycyjną, faksem lub pocztą elektroniczną). Zamawiający odpowie na pytanie niezwłocznie, jednak nie później niż w dniu poprzedzającym termin składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do godz. 12.00 w dniu 10.06.2011 r.
8. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmiany treści Zapytania ofertowego. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej http://www.wse.krakow.pl/pl/Czwarta_wladza_z_klasa_Szkolny_k/artykuly oraz przekazana wszystkim Oferentom, którym przekazano Zapytanie ofertowe i będzie dla nich wiążąca.

V. Termin wykonania zamówienia
 Audyt powinien być wykonany nie później niż do dnia 27 lipca 2011 r.  w biurze projektu w Krakowie, ul. św. Filipa 25 i głównej siedzibie WSE przy ul. Westerplatte 11.  oraz u partnerów projektu: Kana (Gliwice), WSIiZ (Rzeszów).

VI. Warunki udziału w postępowaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w ramach Poddziałania 3.3.4 POKL (zgodnie z wytycznymi POKL określonymi powyżej).

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się:
1) osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC – International Federation of Accountants,
2) osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zmianami
3) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne POKL nakładają taki obowiązek.
4) Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia (w tym: doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, doświadczenie w przeprowadzaniu audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych, wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych)
5) Posiadają minimalne kwalifikacje audytora wymagane zgodnie z wytycznymi POKL.
6) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu jest wykazanie przez oferenta obrotów min 500 000 zł w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny oraz spełnienie warunku bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta.

Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty:
1. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. Oświadczenie o posiadaniu wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia – wymaga się by osoby przeprowadzające audyt posiadały minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz uczestniczyły minimum w 2 audytach projektów finansowanych ze środków UE.
3. Oświadczenie o posiadaniu minimalnych kwalifikacji audytora wymaganych zgodnie z wytycznymi POKL.
4. Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
5. Oświadczenie, że znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia zobowiązany jest do złożenia dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich umiejętności i doświadczenia.
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymagane zgodnie z wytycznymi POKL. W skład zespołu audytowego powinien wchodzić biegły rewident.
 
Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie żądanych dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia”.

VII. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
3. Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji.
4. W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie, Wykonawcy są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Oferta w takim przypadku musi zostać podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie. Podpisy stawia na niej pełnomocnik upoważniony przez wszystkich wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
5. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis).
6. Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie musi być parafowana przez upoważnione osoby.

VIII. Ocena ofert
1. Oferta powinna zawierać:
1) Cenę i warunki płatności.
2) Opis wymaganego doświadczenia

2. Ocena ofert składa się z dwóch etapów:
1) Etap 1 – Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.
2) Etap 2 – W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny:

Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:
Kryterium I: Cena ofertowa – 70%
Kryterium II: Doświadczenie – 30%

3. Ocena spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawców, zgodnie z formułą „spełnia-nie spełnia”.
4. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: 

Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:
1) Cena ofertowa – max. 70 punktów
 
 Cenę oferty należy podać w formie ryczałtu dla usługi, uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

Maksymalna ilość punktów – najniższa cena.

Pozostali oferenci będą mieli przyznawane punkty wg formuły.

                   Cmin x  70
    PCof  =  ---------------   pkt
                         Cof
gdzie:
PCof     - liczba punktów przyznanych cenie oferty
Cmin   - najniższa z oferowanych cen
Cof   - cena rozpatrywanej oferty

2) Doświadczenie – max. 30 punktów
a) Oferenci dostają 30 punktów gdy: Audytor przeprowadził co najmniej 7 audytów projektów finansowanych ze środków UE.
b) Oferenci dostają 20 punktów gdy: Audytor przeprowadził od 3 do 6 audytów projektów finansowanych ze środków UE.
c) Oferenci dostają 10 punktów gdy:  Audytor przeprowadził 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE.

Obowiązkiem Oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE.

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.
6. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.
7. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający  dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
8. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

IX. Informacje dotyczące wyboru oferty
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie, drogą elektroniczną, wszystkie podmioty, które przesłały oferty.
2. Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

X. Przesłanki odrzucenia oferty
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
2) zostanie złożona po terminie składania ofert,
3) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
4) nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

XI. Unieważnienie postępowania
Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

XII. Umowy w sprawie zamówienia.
Umowa zostanie zawarta w terminie do 30 czerwca 2011 r.
  O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.